Hur gör man?
Vi hjälper dig gärna med att få ordning i ditt arkiv!
Steg 1: Rensa bort gem, med mera
Vid leverans ska materialet vara rensat. Det betyder att det inte ska finnas några dubbletter, gem, plastfickor, påsnitar, post-it lappar och så vidare.
Steg 2: Sortera så att det går att överblicka
Man kan sortera sitt arkiv på två sätt: årsvis eller tematiskt. Årsvis sorterat ligger allt för år 2016 i en hög och allt för år 2017 i en annan hög. Tematiskt sorterat innebär att man har alla protokoll i en hög, alla medlemshandlingar i en annan hög och så vidare. Det ska klart och tydligt framgå vad de olika högarna innehåller (protokoll, nyhetsbrev, medlemsförteckningar, räkenskaper, 2014-2017 etc.)
Innehåller leveransen fotografier ska dessa så långt som möjligt vara daterade och innehålla uppgifter om motiv, fotograf etc. Är ni osäkra på tidsangivelsen – notera med blyerts att dateringen är osäker.
Steg 3: Förpacka i arkivkartonger
Lägg sedan handlingarna i olika buntar. Eftersom plastfickor inte är bra för papperet använder man extra långa papper, så kallade aktomslag, som man viker om pappershögarna. Lägg sedan ner högarna i arkivkartonger.
Aktomslag och arkivboxar säljer vi på Arkivet i Östersund. Tänk på inte köpa ”arkivboxar” av wellpapp av andra återförsäljare. Dessa är inte godkända eftersom småkryp trivs bra i wellpappens veck.
Hur man packar en arkivbox kan du se i filmen här nedanför.
Steg 4: Leverera till arkivet
Om det bara är lite material som du ska lämna in går det bra att komma in när som helst under Föreningsarkivets öppettider. Om du har mycket handlingar, en flyttkartong eller mer, är det bra om ni ringer och bokar en tid.
Innehåller materialet känsliga uppgifter måste det meddelas vid leveransen. Detta material markeras då med ”särskilda villkor”.
Föremål tar Föreningsarkivet emot i mån av relevans och plats. Kontakta oss innan leverans!
Vill du läsa mer?
Vill du fördjupa dig i hur man ska tänka när man ska arkivera kan vi rekommendera två böcker:
