Föreningen beslutar själv vilka handlingar som ska ingå i arkivet. En grundidé är att arkivet ska spegla föreningens verksamhet. Dessa riktlinjer kan vara bra att följa.

Vad ska sparas?

– Protokoll
– Stadgar
– Medlemslistor
– Medlems- och föreningsstatistik
– Historik
– Verksamhetsberättelser och verksamhetsplaner
– Kontrakt, avtal och överenskommelser
– Fastighetshandlingar och hyreskontrakt
– Kartor och ritningar
– In- och utgående meddelanden
– Egna upprättade handlingar, t ex medlemstidningar, flygblad, inbjudningar till fester och tävlingar m. m.
– Egna affischer, banderoller, standar, fanor m.m.
– Handlingar från jubileum och fester
– Hemsidor och sociala medier (se särskild handledning)
– Fotografier (med uppgifter om motiv, årtal, fotograf etc.)
– Tidningsurklipp (kopiera på papper och skriv tidningens namn och datum)
– Revisionsberättelser
– Huvudbok, kassabok/verifikationslista

Vad ska rensas bort?

– Cirkulär och andra massutskick från centralorganisationer
– Dubbletter och kopior
– Tomma blanketter och formulär
– Kladdar och minnesanteckningar, om det slutgiltiga protokollet eller liknande finns
– Trycksaker och reklam som inte producerats av föreningen
– Månads- och kvartalsrapporter om informationen finns i årsrapporten
– Kontoutdrag, saldobesked, postgirotalonger, om huvudbok finns
– Rekvisitioner och fraktsedlar
– Verifikationer äldre än 7 år (yngre än 7 år sparas hos föreningen), om huvudbok finns
– Andra handlingar av ringa betydelse
– Disketter, CD-skivor, USB-minnen (skriv ut och lämna in den information som ska bevaras)

Allmänna råd och tips

– Skriv ut all information som ska arkiveras. USB-minnen, CD-skivor, disketter och liknande är inte bra för långtidsbevaring.
– Kom ihåg att skriva årtal på handlingarna.
– Kom ihåg att rensa bort plastfickor och gem från handlingarna innan de arkiveras.
– Har föreningen/organisationen tidigare haft ett annat namn? Uppge detta vid leveransen. På så sätt kan vi utan missförstånd hålla samman rätt förenings arkivmaterial.
– Föremål tas endast emot i mån av plats på arkivet och om föremålet är av särskild betydelse för föreningen. Vänligen kontakta oss innan leverans av föremål.