Föreningen beslutar själv vilka handlingar som ska ingå i arkivet. En grundidé är att arkivet ska spegla föreningens verksamhet. Dessa riktlinjer kan vara bra att följa.

Vad ska sparas?

– Protokoll
– Stadgar
– Medlemslistor
– Medlems- och föreningsstatistik
– Historik
– Verksamhetsberättelser och verksamhetsplaner
– Kontrakt, avtal och överenskommelser
– Fastighetshandlingar och hyreskontrakt
– Kartor och ritningar
– In- och utgående meddelanden
– Egna upprättade handlingar, t ex medlemstidningar, flygblad,  inbjudningar till fester och tävlingar m. m.
– Egna affischer, banderoller, standar, fanor m.m.
– Handlingar från jubileum och fester
– Hemsidor och sociala medier (se särskild handledning)
– Fotografier (med uppgifter om motiv, årtal, fotograf etc.)
– Tidningsurklipp (kopiera på papper och skriv tidningens namn och datum)
– Revisionsberättelser
– Huvudbok, kassabok/verifikationslista

Vad ska rensas bort?

– Cirkulär och andra massutskick från centralorganisationer
– Dubbletter och kopior
– Tomma blanketter och formulär
– Kladdar och minnesanteckningar, om det slutgiltiga protokollet eller liknande finns
– Trycksaker och reklam som inte producerats av föreningen
– Månads- och kvartalsrapporter om informationen finns i  årsrapporten
– Kontoutdrag, saldobesked, postgirotalonger, om huvudbok finns
– Rekvisitioner och fraktsedlar
– Verifikationer äldre än 7 år (yngre än 7 år sparas hos föreningen), om huvudbok finns
– Andra handlingar av ringa betydelse
– Disketter, CD-skivor, USB-minnen (skriv ut och lämna in den information som ska bevaras)

Allmänna råd och tips

– Skriv ut all information som ska arkiveras. USB-minnen, CD-skivor, disketter och liknande är inte bra för långtidsbevaring. 
– Kom ihåg att skriva årtal på handlingarna.
– Kom ihåg att rensa bort plastfickor och gem från handlingarna innan de arkiveras. 
– Har föreningen/organisationen tidigare haft ett annat namn? Uppge detta vid leveransen. På så sätt kan vi utan missförstånd hålla samman rätt förenings arkivmaterial.
– Föremål tas endast emot i mån av plats på arkivet och om föremålet är av särskild betydelse för föreningen. Vänligen kontakta oss innan leverans av föremål.

Arkiveringsförslag

Här har vi sammanställt arkiveringsförslag för några typer av föreningar.

Arkiveringsförslag för Samebyar

Arkiveringsförslag för Idrottsföreningar

Arkiveringsförslag för Hembygdsföreningar

Arkiveringsförslag för Studieförbund

Handledningar

Hur gör man med fotografier och hemsidor? Ingen fara, det mesta förklaras i våra handledningar nedan. 

Ordna och bevara föreningshandlingar

Hantera fotografier, negativ och diabilder

Arkivera sociala medier och hemsidor

Allmänna arkivschemat för föreningar

Generell dokumenthanteringsplan för föreningar

 

Frågor? Kontakta oss!

Är det något som känns oklart eller svårt? Tveka inte att kontakta oss. 

063 – 10 06 07
foreningsarkivet[at]faj.se