Vad ska sparas?
Föreningen beslutar själv vilka handlingar som ska ingå i arkivet. En grundidé är att arkivet ska spegla föreningens verksamhet. Dessa riktlinjer kan vara bra att följa.
Spara
– Protokoll
– Stadgar
– Medlemslistor
– Medlems- och föreningsstatistik
– Historik
– Verksamhetsberättelser och verksamhetsplaner
– Kontrakt, avtal och överenskommelser
– Fastighetshandlingar och hyreskontrakt
– Kartor och ritningar
– In- och utgående meddelanden
– Egna upprättade handlingar, t ex medlemstidningar, flygblad, inbjudningar till fester och tävlingar m. m.
– Egna affischer, banderoller, standar, fanor m.m.
– Handlingar från jubileum och fester
– Hemsidor och sociala medier (se särskild handledning)
– Fotografier (med uppgifter om motiv, årtal, fotograf etc.)
– Tidningsurklipp (kopiera på papper och skriv tidningens namn och datum)
– Revisionsberättelser
– Huvudbok, kassabok/verifikationslista
Kasta
– Cirkulär och andra massutskick från centralorganisationer
– Dubbletter och kopior
– Tomma blanketter och formulär
– Kladdar och minnesanteckningar, om det slutgiltiga protokollet eller liknande finns
– Trycksaker och reklam som inte producerats av föreningen
– Månads- och kvartalsrapporter om informationen finns i årsrapporten
– Kontoutdrag, saldobesked, postgirotalonger, om huvudbok finns
– Rekvisitioner och fraktsedlar
– Om huvudboken finns bevarad kan du kasta verifikationer äldre än 7 år.
– Andra handlingar av ringa betydelse
– Disketter, CD-skivor, USB-minnen (skriv ut och lämna in den information som ska bevaras)
Allmänna råd och tips
– Skriv ut all information som ska arkiveras. USB-minnen, CD-skivor, disketter och liknande är inte gjorda för att bevara information någon längre tid.
– Kom ihåg att skriva årtal på handlingarna.
– Rensa bort plastfickor och gem från handlingarna. Vik ett A3-papper om du vill göra ett aktomslag och lägga om handlingarna istället.
– Om föreningen haft ett annat namn tidigare ska du uppge detta när du lämnar in handlingarna. Materialet ska ju hållas ihop.
– Föremål tas endast emot i mån av plats på arkivet och om föremålet är av särskild betydelse för föreningen. Kontakta oss om du har frågor kring detta.
– Verifikationer ska enligt bokföringslagen sparas i 7 år. Sedan kan de kastas.
Förslag på struktur
Här ser du förslag på strukturer för några typer av föreningar.
Handledningar
Hur gör man med fotografier och hemsidor? Ingen fara, det mesta förklaras i våra handledningar nedan.
Ordna och bevara föreningshandlingar
Hantera fotografier, negativ och diabilder
Arkivera sociala medier och hemsidor
Allmänna arkivschemat för föreningar
Generell dokumenthanteringsplan för föreningar
Frågor? Kontakta oss!
Är det något som känns oklart eller svårt? Tveka inte att kontakta oss.
063 – 10 06 07
foreningsarkivet[at]faj.se